Cazuri din firme românești

O firmă de contabilitate din București cu șapte angajați colecta date din mai multe surse: un Excel pentru ore, un alt Excel pentru clienți, un grup de WhatsApp pentru urgențe și ședințe săptămânale de o oră. La finalul lunii, managerul nu putea răspunde la întrebări simple despre capacitate și profitabilitate per client.

Problema nu era lipsa datelor. Era că fiecare sistem de colectare fusese construit independent, fără o logică comună. Datele existau în patru locuri diferite și nu se puteau corela fără muncă manuală semnificativă.

Un magazin online cu patru angajați comunicase exclusiv prin WhatsApp de la înființare. Existau grupuri separate pentru comenzi, furnizori, retururi, livrări și diverse. Fondatorul petrecea dimineața citind mesaje din toate grupurile pentru a înțelege starea zilei.

Nimeni nu era nemulțumit de sistem. Funcționa. Dar creștea cu fiecare angajat nou și cu fiecare furnizor adăugat. La patru angajați, era deja greu de gestionat. La opt angajați, ar fi fost imposibil.

O firmă de instalații cu doisprezece angajați și mai multe șantiere active simultan. Managerul știa că are oameni pe teren, dar nu putea să spună rapid câți sunt pe fiecare șantier, ce au realizat și ce urmează. Informația exista în capul fiecărui angajat și al șefului de șantier, dar nu ajungea nicăieri structurat.

Contextul era complicat de faptul că angajații lucrau în locații diferite și nu aveau acces constant la laptop sau calculator. Orice sistem de raportare trebuia să funcționeze de pe telefon.

O agenție de marketing digital cu nouă angajați a investit câteva luni în configurarea unui dashboard complex cu date din toate platformele pe care le gestionau pentru clienți. Dashboard-ul arăta impresionant. Nimeni nu îl deschidea în mod regulat.

Problema nu era că dashboard-ul era rău construit. Era că nu răspundea la nicio întrebare pe care managerii o aveau în mod real. Fusese construit pentru că "ar fi util să avem", nu pentru că cineva știa ce decizie va lua pe baza lui.